Opsætning af din egen rapport

 Opsætning af din egen rapport

Har du brug for at opsætte forskellige rapporter, som fx kan sendes til forskellige administrative medarbejdere, skal du gå til kontrolpanel, trykke på fanebladet rapport og klikke på opret. Giv din rapport en titel – fx HR-afdelingen, nye medarbejdere etc.
Lav-egen-rapport
A.     I feltet output-oplysninger kan du definere, hvilke detaljer rapporten skal indeholde. Det kan f.eks. være fornavn, efternavn, e-mail, resultater mm. Du vil altid kunne få en forhåndsvisning af rapporten, ved at scrolle ned og klikke på gem.

B.     Dernæst kan du tilføje regler. Regler kan være med til at indsnævre, hvilke data du udtrækker. Du kan fx vælge, at du kun vil se data på kurser, som IKKE er blevet gennemført.

C.     Under Planlagt eksport kan du indstille med faste intervaller at tilsende rapporten til bestemte e-mailadresser. Vælg et starttidspunkt og hvor ofte en ny rapport skal udsendes. Hint: der er ca. 720t i en måned. Når du er færdig, klik på gem.

NB: Rapporten sendes ikke vedhæftet i mailen. Når man klikker på linket, aktiveres et direkte download fra platformen. Det kræver dog, at man er logget ind på sin superbruger, når man trykker på download linket.

 

Brug rapporten til opfølgning

Efter du nu har opsat en rapport eller bruger den allerede opsatte ”standard rapport”, kan du nu eksportere den til Excel ved at trykke på eksport.

1. Åben Excel fil
2. Aktiverer redigering (pga. beskyttet visning)
Rapport
3. Find Sortér og filtrer under hjem og klik derefter på filtrer
Filtrér

4. Herefter vil du kunne sortere det nyeste kursus fra, hvem der ikke har gennemført et kursus og se hvem der er startet på et specifik kursus. Tryk på de grå trekanter i hver kolonne for at sortere i, hvilke data du ønsker. Fx under status vælg ”ikke gennemført” for at se hvilke kurser, som endnu ikke er gennemført.

5. Vil du gerne bruge rapporten til at udtrække mailadresser, som kan bruges ifm. opfølgning? Så gå til excel-fanebladet Data -> vælg Dataværktøjer -> Fjern dubletter -> Fjern alle markering og sæt kun flueben i ”postadresse”.

Cirkel

fjern-dubletter

6. Du får nu en liste med unikke mailadresser over brugere, som ikke har gennemført al træning.

7. Derefter har du muligheden for at bruge denne mailliste til at lave en mail, hvor alle adresserne er sat bcc. Fx “kære kollega. Jeg kan se, at du ikke har gennemført alle kurser. Det er vigtigt, at du tager dig tid til at få træningen gennemført”.